1- Définissez vos priorités

 

En effet, il est essentiel de prioriser vos tâches. Vous avez une mission chronophage à boucler pour dans deux semaines et une autre, ponctuelle, à rendre pour dans deux jours. Même si cela semble logique, portez-vous sur la deadline la plus courte. Progressez petit à petit sur la mission qui vous demande (et qui vous offre) plus de temps. Ainsi, vous aurez la satisfaction d’avoir conclue une tâche et vous n’aurez pas à bâcler deux semaines de travail en une soirée. N’hésitez pas à mettre à l’écrit toutes les tâches que vous avez à faire et à les numéroter par ordre de priorité. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à réfléchir sur quelle mission faire et quand la réaliser.

 

2- Limitez l’accumulation de tâche

 

Non, être multitâche ne vous fait pas gagner du temps, bien au contraire. Votre cerveau est fait pour être concentré sur une seule chose à la fois. Alors ne le faite pas travailler en vain pour tenter de grappiller quelques minutes. Votre esprit a besoin d’un temps d’adaptation pour passer d’une tâche à l’autre. Laissez-le donc respirer et mettez-le au service d’une seule mission, sur laquelle vous serez concentré de A à Z. Mieux vaut faire une chose bien, qu’en bâcler cinq (sur lesquelles vous risquez en plus d’avoir à repasser).

 

3- Procrastinez (oui oui !)

 

Mais attention, avec rigueur ! Des études ont en effet prouvé que la procrastination était productive, alors pourquoi se priver ? Lorsque l’on se consacre à repousser un projet, le cerveau ne marque pas de temps d’arrêt et continue de travailler sur ce dernier. Ainsi, il est capital de faire des pauses, de faire autre chose et de revenir à sa tâche principale quelques minutes après. Utilisez la technique Pomodoro par exemple. Elle consiste à se concentrer 25 minutes sur une tâche, puis à prendre une pause de 3-5 minutes. Au bout de 4 sessions (soit environ 2 heures), vous avez mérité une plus grande pause de 15-20 minutes. En laissant votre cerveau tourner tout seul, vous serez plus concentrés et donc plus productif.

 

4- Fixez-vous des objectifs

 

Dès votre arrivée au bureau, après avoir vérifié tous vos mails, rédigez-vous une liste d’objectifs journaliers. Pour cette liste, divisez les grosses missions en petits objectifs atteignables. De voir vos progressions sur cette liste favorisera votre esprit positif. Cela vous mettra donc dans de bonnes conditions au fur et à mesure de votre avancement. Il s’agit d’une réelle source de motivation qui fera office de moteur tout au long de votre carrière. Toujours dans le but de prioriser vos actions, réalisez les plus grosses tâches (ou celles dont la deadline est la plus proche) en début de journée, là où votre cerveau est le plus productif. Gardez les activités plus simples pour la fin de journée, moment où vous êtes plus fatigués et moins concentrés.

 

5- Planifiez

 

Sans tomber dans la maniaquerie, essayez d’avoir la plus large vue d’ensemble possible, d’anticiper ce qui pourrait arriver afin de ne pas vous laisser surprendre par des tâches inattendues. Après vous être fixés des objectifs et avoir appris à prioriser, planifier est l’étape logique suivante. Tout planifier n’est pas utile : vous allez vous retrouver avec énormément de listes et un bazar sans nom, et vous retournerez sans doute à la case départ. Notez simplement les dates clés, les tâches importantes et celles qui nécessitent du temps etc. Ainsi, vous serez plus serein et aurez plus de recul sur les choses.

 

6- Apprenez à déléguer

 

Même si l’adage dit que l’on n’est jamais mieux servi que par soi-même, vous devez apprendre à faire confiance à vos collaborateurs et à partager des tâches avec eux. Parce qu’on est plus fort en équipe, si vous pouvez confier des tâches à vos pairs, vous gagnerez du temps et bénéficierez de leurs compétences par la même occasion. Même si ça fait peur au début de laisser la réussite d’un projet entre les mains d’un autre, vous pourrez être surpris par l’efficacité de vos collègues et vous leur ferez plus confiance la prochaine fois, gagnant du temps à chaque mission qui pourrait bénéficier d’un travail commun.

 

Evidemment, les journées ne sont pas toutes les mêmes et chaque journée à son lot de surprises. Cependant, suivre ces conseils vous aidera à anticiper ces événements inattendus, et surtout à apprendre à gérer votre temps correctement.

5 étapes pour booster votre productivité au bureau !

 

Pour accomplir une tâche et augmenter sa productivité, être concentré est primordial. Or, avec les réseaux sociaux, les openspaces, flex office et autres espaces communs, il est facile de se laisser distraire. Suivez nos quelques conseils pour maximiser votre concentration et changer votre rapport au travail.

 

1- Établir vos priorités rapidement

 

On vous l’a répété à plusieurs reprises, prioriser et lister vos objectifs et différentes tâches est primordial. Si cela vous permet d’avoir une bonne gestion du temps et de diminuer votre stress, cela vous permet aussi d’être entièrement focus sur un objectif à la fois, sans vous éparpiller en tentant de gérer plusieurs tâches à la fois. En ayant des missions claires réparties par ordre de priorité, vous savez exactement quelle forme votre journée doit prendre et vous ne vous laisserez pas surprendre par les événements qui peuvent survenir lors d’une journée de travail.

 

2- Limitez les objets de distraction

 

Afin de réaliser cette étape convenablement, tentez de garder un bureau propre et agréable, bien rangé, ce qui vous permettra de ne pas perdre de temps à fouiller partout pour retrouver un dossier. Vous savez de quoi vous avez besoin pour réaliser une mission, tenez-vous en à ce strict matériel. Si vous n’avez pas la nécessité de vous servir de votre téléphone, mettez-le à distance afin de ne pas le consulter toutes les trois minutes.

Pareil pour les réseaux sociaux. N’ouvrez pas les pages qui pourraient vous distraire et être chronophages. Si vous aimez travailler avec un fond sonore, mettez une musique d’ambiance plutôt qu’un morceau avec des paroles sur lesquelles vous pourriez vous attarder et donc perturber votre concentration. Et si au contraire, vous ne pouvez évoluer que dans le calme et que vous travaillez en openspace, investissez dans un casque antibruit qui limitera vos interactions avec les autres (qui constituent aussi un objet de distraction) le temps de la réalisation de votre tâche.

 

3- Tentez d’établir à quel moment vous êtes le plus productif

 

La plupart des gens sont plus productifs le matin, mais cela n’est pas une généralité. Afin de prioriser correctement, il est important de mettre le doigt sur le moment de la journée durant lequel vous êtes plus susceptible d’être concentrés et tâchez de travailler sur les missions les plus complexe lors de cette période, car vous serez plus efficace.

 

 4- Faites des pauses

 

Après une heure et demie d’activité, la concentration baisse progressivement, c’est prouvé. Ainsi, il est essentiel d’aérer votre cerveau afin qu’il puisse reprendre des forces et se concentrer à nouveau. Prenez l’air 5 minutes, buvez un café, écoutez une chanson, quelques minutes suffisent à vous régénérer. Si vous bloquez sur une tâche et que vous ne souhaitez pas faire de pause, passez à une autre tâche (en notant bien où vous vous êtes arrêtés) plus simple et plus rapide histoire de continuer à être productif en laissant mûrir la mission plus compliquée sur laquelle vous étiez quelques minutes avant. Et surtout, reposez-vous bien une fois rentré car une bonne nuit de sommeil favorise également la concentration.

 

5- Laissez vos histoires personnelles à la maison

 

Même si cela est plus facile à dire qu’à faire, tentez de ne pas penser à ce qui se passe à l’extérieur de votre bureau, dédiant ainsi 100% de vos capacités à votre tâche. De nombreuses techniques permettent de se déconnecter et de faire le vide : la méditation, la relaxation ou encore différents exercices de respiration peuvent vous aider à mettre vos préoccupations extérieures de côté. Profitez de vos quelques pauses pour vous consacrer à votre vie en dehors du bureau et limitez votre temps d’attention sur vos histoires personnelles à cette durée-là.

 

Prêt à être le ou la plus concentré(e) de toute l’équipe ? Suivez ces étapes à la lettre et admirez la progression de votre productivité qui rendra vos journées plus simples au travail.

La loi de Pareto ou la « paresse stratégique »

 

Dans les années 1900, Vilfredo Pareto, économiste et sociologue italien, découvre que très souvent, 20% de la population d’un pays possède 80% des richesses. Dans les années 40, Joseph Juran, ingénieur, reprend cette loi et l’applique à la gestion de la qualité. 20% des défauts causeraient 80% des problèmes. Aujourd’hui, on applique cette loi à beaucoup de domaines : économie, gestion de la clientèle, impôts, et même le cyclisme… En gestion du temps, la loi de Pareto nous incite à nous concentrer sur l’essentiel. Puisque 20% de nos efforts produisent 80% de notre travail, autant opter pour ce que Sylvie Gendreau, chargée de cours à Polytechnique Montréal, appelle la « paresse stratégique». Sélectionner ses tâches prioritaires, les effectuer au moment où l’on a le plus d’énergie (le matin, par exemple), et garder les détails annexes pour plus tard.

 

Définir ses priorités avec Eisenhower

 

Mais qu’est-ce que l’essentiel ? Pour Sylvie Gendreau, il suffit de se poser une question : Si je ne devais travailler que deux heures par jour, qu’est ce que je ferais ? Pour une sélection plus formelle, il y a la matrice d’Eisenhower. Basée sur une citation supposée du 34^e président des Etats-Unis, elle consiste à classer les tâches selon deux axes : urgence et importance. En résultent quatre groupes :

• tâche importante et urgente : à faire immédiatement
• tâche importante et non-urgente : à planifier
• tâche urgente et non-importante : à déléguer
• tâche non-importante et non-urgente : à éliminer

 

Le mieux est l’ennemi du bien

 

Au quotidien, ces deux lois nous invitent à reconsidérer ce qui est essentiel. Faut-il plutôt finir la rédaction de ce dossier, ou s’attarder sur sa mise en page ? En extrapolant, on en vient à la sagesse populaire : le mieux est l’ennemi du bien. En des temps où nous sommes tous enjoints à la perfection – le perfectionnisme serait d’ailleurs un problème de santé publique, il est bon de se rappeler que le plus important est d’assurer les 20% d’efforts qui produisent 80% du travail, et que le reste est une cerise sur le gâteau.

 

Julie Desbiolles

 

Découvrez comment gérer le stress au bureau

Tout le monde a des moments de stress au travail, c’est normal. Deadlines, pressions ou surcharge de dossiers à traiter, l’environnement professionnel est sujet aux différentes angoisses. Afin que ces dernières ne vous gâchent pas la vie, voici quelques conseils pour laisser le stress de côté et travailler le plus sereinement du monde !

 

1 – Identifier le problème

 

Pour commencer, posez-vous la question : pourquoi êtes-vous si stressé ? Il est primordial de mettre un doigt sur la cause de votre mal-être pour pouvoir l’éradiquer. C’est comme lorsque l’on est malade : comment se soigner si l’on ne sait pas de quoi l’on souffre ?

• Êtes-vous à jour dans votre travail ?
• Vous a-t-on donné suffisamment de temps pour rendre vos dossiers ?
• Avez-vous tendance à vous laisser distraire ? Dépasser ?
• Votre mission a-t-elle été correctement définie ?
• Votre vie personnelle prend-t-elle le pas sur votre vie professionnelle ?
• Êtes-vous reconnu à votre juste valeur ?

D’autres causes peuvent également être à la source de votre stress comme vos possibilités d’évolution, votre épanouissement, ou votre rapport à la hiérarchie. Quoi qu’il en soit, il est essentiel de cibler la cause de votre anxiété et d’affronter le problème à bras le corps.

 

2- Tenter de garder un esprit positif

 

Même si vous ne vous sentez pas bien, tentez de vous concentrer sur les choses agréables de votre vie et de votre environnement professionnel. Certes, il y a des éléments qui vous minent au quotidien, mais il y en a certainement d’autres qui sont agréable ! Une conversation agréable avec vos collègues, un compliment de vos pairs, voire de votre chef, la satisfaction d’une mission accomplie…

Sans pour autant oublier votre source de stress et notre premier conseil, il est essentiel de garder la tête froide pour affronter vos problèmes et vous concentrer sur vos sources de bonheur vous aidera à conserver un état d’esprit positif. Alors reprenez confiance en vous ! Vous méritez votre poste et vous avez été choisi, vous, parmi d’autres candidats pour l’occuper. Vous êtes capable de remplir vos missions, de proposer des idées intéressantes et vous êtes sans aucun doute un atout pour votre équipe. Et surtout, relativisez ! Une erreur peut toujours être réparée et les conséquences de celles-ci ne sont pas forcément aussi graves que ce que vous imaginez. Alors, respirez un bon coup !

 

3- Ne vous laissez pas déborder

 

Une chose à la fois ! Ne commencez pas une tâche avant de l’avoir terminée et surtout, ne vous laissez pas distraire. N’hésitez pas à commencer vos journées en vous rédigeant une to-do-list comprenant tous les objectifs que vous vous fixez pour la journée. Non seulement cela vous aidera à voir plus clair dans vos missions et à organiser votre journée en conséquence, mais ce sera une réelle satisfaction de rayer chaque point dès qu’il a été achevé. Même si personne n’est à l’abri d’une surcharge de travail inattendue, décortiquez cette nouvelle mission en plusieurs petits objectifs. Vous faire aider et déléguer est également essentiel pour maintenir votre navire à flot. Et pour finir, n’acceptez pas tout ! Lorsque vous savez pertinemment que vous avez bien trop de travail pour mettre à bien une nouvelle tâche, soyez clair dès le début et n’hésitez pas à dire non.

 

4- Un bureau sain pour un corps sain !

 

Comme chez vous, il est important d’avoir un environnement sain pour avoir les idées claires. Pensez : agréable et ergonomique ! Triez correctement vos dossiers, étiquetez, rangez… en bref, gardez un bureau propre afin de vous y retrouver et donc de ne pas vous agacer lorsque vous ne parvenez pas à remettre la main sur un papier. Rajoutez quelques petites plantes, photos ou gadgets qui vous donnent le sourire afin de vous sentir un peu comme à la maison. Plus question d’arriver au travail la boule au ventre, car vous vous y sentirez presque aussi à l’aise que chez vous et cela vous aidera à maintenir un état d’esprit positif et combatif.

 

5- Ne négligez pas votre vie personnelle

 

Même si votre journée a été stressante, il est important de laisser vos soucis professionnels sur le pas de votre porte et profiter de vos soirées pour vous détendre. Avoir une vie équilibrée vous permettra de garder la tête froide lors des journées compliquées. Et si vous ne négligez pas vos proches, vous pouvez être sûr de pouvoir compter sur eux lorsque vous heures de travail sont difficiles !

Comme chez vous, il est important d’avoir un environnement sain pour avoir les idées clairs. Pensez : agréable et ergonomique ! Triez correctement vos dossiers, étiquetez, rangez, etc. En bref, gardez un bureau propre afin de vous y retrouver et donc de ne pas vous agacer lorsque vous ne parvenez pas à remettre la main sur un papier. Rajoutez quelques petites plantes, photos ou gadgets qui vous donnent le sourire afin de vous sentir un peu comme à la maison. Plus question d’arriver au travail la boule au ventre, car vous vous y sentirez presque aussi à l’aise que chez vous et cela vous aidera à maintenir un état d’esprit positif et combatif.

 

Découvrez les différents avantages de travailler dans le secteur public !

 

Vous réfléchissez à votre carrière professionnelle et vous avez pensé à intégrer la fonction publique. Mais alors, pourquoi travailler dans la fonction publique ? Les raisons semblent multiples et de nombreux avantages (et inconvénients !) vous attendent si vous empruntez ce chemin. Nous vous donnons une vue d’ensemble des pour et contre de ce choix de carrière !

 

1- La fonction publique est un choix de carrière sécurisé

 

La fonction publique est très souvent associée à la sécurité de l’emploi. Au-delà de ce premier fait, il est bon de rappeler que ce secteur est très souvent intéressant car il peut être rassurant pour le candidat. Ne pas se retrouver dans un environnement où la pression des chiffres règne peut être bénéfique sur les personnalités plus fragiles. Cela peut également motiver le salarié au lieu de l’accabler sous la pression. Les budgets sont gérés et le processus de décision et lancement des projets plus cadré, plus rassurant. Pour une personne n’aimant pas la mise en avant et la prise de décision, cela peut s’avérer être un choix de carrière intéressant.

 

2- La fonction publique est un choix de carrière ambitieux

 

En effet, la fonction publique peut s’avérer être un choix de carrière très ambitieux. Les opportunités d’évolutions y sont nombreuses et le secteur toujours en demande. De ce fait, un choix tel que la fonction publique peut vous apporter de nombreuses opportunités de carrière. Ainsi que des responsabilités très tôt. Ce qui peut s’avérer difficilement envisageable dans une grande entreprise où le manque d’expérience vient rapidement se frotter à votre envie d’évolution. De plus, la souplesse du secteur publique peut également grandement assouplir vos choix de vie futurs. Par exemple, il est facile de viser une mutation puisqu’il vous est possible d’exercer votre métier sur tout le territoire. Il est également facile de viser une reconversion professionnelle en passant différents concours. Ce qui aura un aspect de sécurité incomparable aux autres secteurs.

 

3- La fonction publique s’apparente à une vocation

 

Exercer dans la fonction publique comporte de multiples avantages. Que ce soit dans l’enseignement ou bien au sein des collectivités territoriales, les fonctions que vous exercez ont un impact direct et local. Vous participez à des projets qui impactent votre vie économique, sociale et locale. Vous avez alors un véritable sentiment d’utilité et une satisfaction personnelle qui se développe. Il est ainsi plus facile de s’investir et de développer un sentiment de vocation.

 

4- La fonction publique reste le premier employeur de France

 

Malgré les apparences, le secteur public est celui qui emploie le plus de personnes en France. Beaucoup de postes différents se créent et les opportunités d’emploi restent importantes dans beaucoup de secteur : petite enfance, sécurité, défense, juridique etc… il est ainsi possible d’accéder à des centaines d’offres d’emploi différentes vous permettant d’exercer le métier qui vous convient !

 

5- Avoir un statut et ses avantages

 

Lorsque vous intégrez la fonction publique dans le cadre d’un CDD vous êtes alors considéré comme un contractuel. Cependant, si vous êtes amené à obtenir une titularisation et à être reconduit en CDI vous obtiendrez alors le statut de fonctionnaire. Ce statut comporte différents avantages qui reste plus difficile à trouver dans le secteur privé. Bien que cela ne soit pas la principale motivation des personnes s’y engageant, ce statut reste un élément important dans votre réflexion professionnelle.

Vous l’aurez compris, travailler dans le secteur privé ou entamer une carrière dans le secteur public peut s’avérer être un choix cornélien. Cependant, la diversité de l’offre, la sécurité de l’emploi et l’attractivité des différents projets que l’on peut vous proposer sont des éléments décisifs dans votre prise de décision.

Avant de vous lancer, n’oubliez pas d’optimiser vos premiers éléments dans votre recherche d’emploi : lettre de motivation, CV etc… et mettez toutes les chances de votre côté pour décrocher l’emploi de vos rêves !